Механизм подтверждения оплат посредством двойной электронной подписи
Вопрос клиента:
Можно ли ввести механизм подтверждения оплат посредством двойной электронной подписи?
Ответ консультанта компании «Бизнес и закон»:
Полагаем, что можно.
Во-первых, отдельное внимание необходимо уделить таким полномочиям, как право подписи налоговых, таможенных и иных документов, которые подаются по установленной форме, и не предусматривают подписей нескольких руководителей. Выбор может пасть только на одного из директоров.
Во-вторых, стоит указать в уставе, кто из директоров будет иметь право квалифицированной электронной цифровой подписи, которая используется для подачи документов в электронной форме. Такая подпись на настоящий момент предоставляется только одному лицу.
Также общим собранием стоит определить лиц, которые будут иметь право подписывать финансовые документы в компании и посещать все банки, где у компании открыты счета. В силу п. 7.5 Инструкции Банка России от 30.05.2014 N 153-И “Об открытии и закрытии банковских счетов, счетов по вкладам (депозитам), депозитных счетов” (далее – Инструкция N 153-И) право подписи принадлежит единоличному исполнительному органу клиента (единоличному исполнительному органу), а также иным сотрудникам (работникам), наделенным правом подписи клиентом, в том числе на основании распорядительного акта, доверенности.
В соответствии с п. 7.11 Инструкции N 153-И в случае замены или дополнения хотя бы одной подписи и (или) замены (утери) либо прекращения использования печати, оттиск которой проставлен в карточке, изменения фамилии, имени, отчества указанного в карточке лица, в случаях изменения наименования, организационно-правовой формы клиента – юридического лица либо в случае досрочного прекращения (приостановления) полномочий органов управления клиента в соответствии с законодательством Российской Федерации клиентом представляется новая карточка.
Представление в банк новой карточки должно сопровождаться одновременным представлением документов, подтверждающих полномочия указанных в карточке лиц на распоряжение денежными средствами, находящимися на счете, а также документов, удостоверяющих личность лица (лиц), наделенного (наделенных) правом подписи. Банк не вправе принимать новую карточку без представления указанных документов, кроме случаев, когда указанные документы представлялись в банк ранее и банк ими уже располагает.
В карточке, представляемой клиентом, указывается не менее двух собственноручных подписей, необходимых для подписания документов, содержащих распоряжение клиента, если иное количество подписей не определено соглашением между банком и клиентом.
Возможные сочетания собственноручных подписей лиц, наделенных правом подписи, необходимых для подписания документов, содержащих распоряжение клиента, определяются соглашением между банком и клиентом.
Пункт 7.4 Инструкции N 153-И допускает возможность установить необходимое компании количество подписей с учетом количества лиц, наделенных правом подписи. Поэтому такое право может достаться каждому директору компании.
Также должны быть внесены изменения и в остальные локальные акты компании (правила внутреннего трудового распорядка, должностные инструкции и штатное расписание и т.д.), чтобы сотрудники понимали, распоряжения какого именно директора исполнять в той или иной ситуации, у кого подписывать те или иные документы и к кому обращаться по поводу принятия тех или иных решений.
Также, обращаем Ваше внимание, что в связи с тем, что право подписи принадлежит единоличному исполнительному органу, предоставить вторую подпись коллегиальному исполнительному органу (правление или дирекция), либо Совету директоров, обозреваемых в пп. «б» и «в» ч.1.1 настоящей консультации, не представляется возможным.
Вывод: В связи с тем, что, как указано выше, право подписи принадлежит единоличному исполнительному органу- соответственно, рекомендуем Вам ввести в Общество 2-го директора ( см. подп. «а» п.1.1. настоящей консультации), а не коллегиальный исполнительный орган или Совет директоров.